Datenschutzerklärung der Cintellic GmbH

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Website und Ihr Interesse an unserem Angebot. Transparenz im Umgang mit Ihren Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir wann und wofür verarbeiten und welche Rechte Sie haben.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen, z. B. Name, E-Mail-Adresse oder IP-Adresse.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO:

Cintellic GmbH
Remigiusstraße 16, 53111 Bonn, Deutschland
E-Mail: info@cintellic.com

2. Grundlagen der Verarbeitung

2.1 Rechtsgrundlagen

Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (z. B. Marketing-Cookies, Tracking, Newsletter)
Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen, lit. b (z. B. Bearbeitung Ihrer Anfrage, Beratungsprojekte)
Rechtliche Verpflichtung, lit. c (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung)
Berechtigtes Interesse, lit. f (z. B. Betrieb und Sicherheit der Website, Pflege von Geschäftskontakten, Direktwerbung im Rahmen von § 7 Abs. 3 UWG)
§ 25 Abs. 1 TDDDG für Speicherung von bzw. Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät (Cookies, ähnliche Technologien) mit Ihrer Einwilligung; § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG für technisch unbedingt erforderliche Zugriffe.
Anmeldung per Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) im Double-Opt-in-Verfahren. Wir speichern zum Nachweis Zeitpunkt, IP-Adresse und Bestätigung.
Bestandskunden: E-Mail-Werbung für eigene ähnliche Leistungen auf Grundlage von § 7 Abs. 3 UWG und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, sofern Sie nicht widersprochen haben.
Erfolgsmessung: Mit Ihrer Einwilligung messen wir Öffnungen und Klicks mittels Zählpixel und Link-Tracking, um Inhalte zu verbessern. Das Ergebnis wird Ihrem Kontakt im CRM zugeordnet und kann in das Lead Scoring einfließen.
Abmeldung: jederzeit über den Link in jeder E-Mail oder per E-Mail an info@cintellic.com. Wir speichern Ihre Adresse danach ausschließlich in einer Sperrliste, damit keine weitere Werbung erfolgt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
CRM: Verwaltung von Kontakten, Unternehmen, Deals, Aktivitäten und Kommunikationshistorie
Marketing: Formulare, Landingpages, E-Mail-Marketing, Workflows (Marketing Automation), Lead Scoring, Reporting
Website-Tracking und Analyse: Zuordnung von Websiteaktivität zu Kontakten
Vertrieb: E-Mail-Logging und -Tracking, Sequenzen
Service: Live-Chat
Stamm- und Kontaktdaten: Name, Position, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Adresse, Land
Inhaltsdaten: Eingaben in Formularen, Chats, E-Mails und Nachrichten, Gesprächsnotizen
Nutzungs- und Kommunikationsdaten: besuchte Seiten, Verweildauer, Referrer, Downloads, Öffnungen und Klicks in E-Mails, Event-Teilnahmen
Geräte- und Metadaten: IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, ungefährer Standort (abgeleitet aus der IP-Adresse), Cookie-Kennungen
Einwilligungs- und Nachweisdaten: Art, Zeitpunkt und Quelle von Einwilligungen und Abmeldungen
Kontakte ohne aktive Geschäftsbeziehung: Löschung bzw. Anonymisierung nach 24 Monaten ohne Interaktion
Kunden- und Projektdaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung und danach bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
Abmeldung/Widerruf: Löschung der Werbedaten, Speicherung der Adresse in einer Sperrliste
Tracking-Cookies: gemäß Tabelle in Ziffer 4.5
Chat-Verläufe: 12 Monate
Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16)
Löschung (Art. 17)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
Datenübertragbarkeit (Art. 20)
Widerspruch (Art. 21): insbesondere jederzeit gegen Verarbeitungen zu Werbezwecken, auch gegen zugehöriges Profiling, sowie gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen Ihrer besonderen Situation
Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3): jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, z. B. über die Cookie-Einstellungen, den Abmeldelink oder per E-Mail. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

2.2 Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder verarbeiten Daten dort. Die Übermittlung stützen wir auf:

den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sofern der Empfänger zertifiziert ist (HubSpot, Inc. und Google LLC sind zertifiziert), und
hilfsweise auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil der Verträge mit den Dienstleistern sind.

Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage (Kontakt siehe Ziffer 1).

2.3 Speicherdauer

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflichten (z. B. 6 bzw. 10 Jahre nach HGB/AO) oder Rechtsansprüche entgegenstehen. Konkrete Fristen nennen wir bei den einzelnen Verarbeitungen.

2.4 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Das unter Ziffer 4.6 beschriebene Lead Scoring dient ausschließlich der internen Priorisierung von Kontakten.

3. Betrieb der Website

3.1 Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Hosting-Dienstleister technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browser, Betriebssystem und HTTP-Statuscode. Zweck sind Stabilität und IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Löschung nach 14 Tagen. Hosting-Dienstleister: tops.net GmbH & Co. KG.

3.2 Consent-Management

Wir setzen ein Consent-Management-Tool ein. Dort können Sie Ihre Einwilligungen für nicht notwendige Cookies und Tracking-Dienste erteilen, ablehnen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern (Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer). Ihre Entscheidung wird als Cookie gespeichert (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

3.3 Kontaktaufnahme und Kontaktformulare

Bei Anfragen per E-Mail, Telefon oder über Formulare (z. B. Kontakt, Download-Anforderung, Beratungsgespräch) verarbeiten wir Name, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Unternehmen, Website, Position und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten bzw. den Download bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder f DSGVO). Die Formulare sind mit HubSpot realisiert, die Daten werden in unserem CRM gespeichert (siehe Ziffer 4). Pflichtfelder sind gekennzeichnet; ohne diese Angaben können wir die Anfrage nicht bearbeiten.

3.4 Terminbuchung

Für die Buchung von Beratungsterminen nutzen wir Microsoft Bookings (Microsoft Ireland Operations Ltd.). Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Terminwunsch und Nachricht (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, f DSGVO).

3.5 Newsletter und E-Mail-Marketing

Newsletter, Einladungen zu Events/Webinaren und Fachinformationen versenden wir mit HubSpot.

3.5a Bewerbungen

Bewerbungen, die Sie uns übermitteln, verarbeiten wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (§ 26 BDSG). Bei Ablehnung löschen wir Ihre Daten nach 6 Monaten. Eine Aufnahme in unseren Talentpool erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

4. HubSpot (CRM, Marketing, Vertrieb, Service)

4.1 Anbieter und Rolle

Wir nutzen die Plattform HubSpot als zentrales CRM- und Marketing-System. Anbieter für Kunden in der EU ist HubSpot Ireland Limited, Ground Floor, Two Dockland Central, Guild Street, Dublin 1, Irland, Muttergesellschaft HubSpot, Inc., 2 Canal Park, Cambridge, MA 02141, USA. HubSpot verarbeitet Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Wir nutzen das HubSpot-Rechenzentrum in EU (Frankfurt, Deutschland).

Die Datenschutzerklärung von HubSpot: https://legal.hubspot.com/de/privacy-policy

4.2 Eingesetzte Funktionen

4.3 Verarbeitete Daten

4.4 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Zweck	Rechtsgrundlage
Beantwortung von Anfragen, Angebotserstellung, Projektabwicklung, Kundenpflege	Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO
Pflege von Geschäftskontakten und Kundenbeziehungen im CRM, interne Vertriebssteuerung	Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Interesse an effizienter, einheitlicher Kundenverwaltung)
E-Mail-Marketing, Einladungen, Newsletter	Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO bzw. lit. f i. V. m. § 7 Abs. 3 UWG
Website-Tracking, Reichweitenmessung, Zuordnung zu Kontakten, Marketing-Automation auf Basis des Nutzungsverhaltens	Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG
Live-Chat	Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b bzw. lit. a DSGVO i. V. m. § 25 TDDDG
Nachweis von Einwilligungen und Abmeldungen	Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c, f DSGVO

Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Ziffer 8).

4.5 HubSpot-Tracking-Code und Cookies

Mit Ihrer Einwilligung binden wir den HubSpot-Tracking-Code ein. HubSpot setzt dabei u. a. folgende Cookies:

Cookie	Zweck	Laufzeit
hubspotutk	Identifiziert Besucher, ordnet Aktivität bei Formularübermittlung dem Kontakt zu	180 Tage
__hstc	Haupt-Tracking-Cookie (Domain, Zeitpunkte der Besuche, Anzahl Sitzungen)	180 Tage
__hssc	Zählt Sitzungen/Seitenaufrufe	30 Minuten
__hssrc	Erkennt Browser-Neustart	Sitzung
messagesUtk	Erkennt wiederkehrende Chat-Nutzer	180 Tage
__cf_bm	Bot-Erkennung durch Cloudflare (technisch notwendig)	30 Minuten

Solange Sie nicht eingewilligt haben, wird kein HubSpot-Tracking aktiviert. Nach Ihrer Einwilligung werden Seitenaufrufe zunächst pseudonym erfasst. Sobald Sie ein Formular absenden oder auf einen Link in einer unserer E-Mails klicken, wird Ihr bisheriges Nutzungsverhalten Ihrem Kontakt im CRM zugeordnet.

4.6 Lead Scoring und Segmentierung

Wir bewerten Kontakte anhand von Merkmalen (z. B. Branche, Position) und Interaktionen (z. B. Downloads, E-Mail-Klicks, Seitenbesuche) mit Punktwerten und teilen sie in Segmente ein. So priorisieren wir Vertriebskontakte und senden passende Inhalte. Eine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder erheblicher Beeinträchtigung ist damit nicht verbunden; die letzte Entscheidung treffen stets Mitarbeitende. Sie können der Verarbeitung zu Werbezwecken einschließlich zugehörigem Profiling jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

4.7 E-Mail-Tracking im Vertrieb

Bei E-Mails aus dem CRM können Öffnungen und Klicks erfasst werden. Bei Geschäftskorrespondenz und Sequenzen erfolgt dies nur, soweit eine Einwilligung oder ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand vorliegt; Sie können jederzeit widersprechen.

4.8 Empfänger, Drittland und Sicherheit

Empfänger sind HubSpot (als Auftragsverarbeiter) und deren Unterauftragsverarbeiter. Die aktuelle Liste ist abrufbar unter https://legal.hubspot.com/sub-processors. Eine Übermittlung in die USA kann etwa im Rahmen von Support, Wartung oder konzerninternem Zugriff erfolgen und stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework sowie ergänzend auf Standardvertragsklauseln (Ziffer 2.2). Interner Zugriff erfolgt rollenbasiert nur durch berechtigte Mitarbeitende.

4.9 Speicherdauer

4.10 Widerspruch und Opt-out

Sie können das Tracking jederzeit über unsere Cookie-Einstellungen (Footer) deaktivieren, Cookies in Ihrem Browser löschen oder sperren und sich über den Link in jeder E-Mail abmelden.

5. Weitere eingesetzte Dienste

Alle hier genannten Dienste werden nur nach Ihrer Einwilligung geladen, ausgenommen reCAPTCHA (siehe dort). Für jeden Dienst gilt Ziffer 2.2 zur Drittlandübermittlung.

5.1 Google Tag Manager

Verwaltung von Skripten. Der Tag Manager selbst setzt keine Cookies; die über ihn geladenen Dienste werden nur nach Ihrer Einwilligung aktiv. Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

5.2 Google Analytics 4

Reichweitenmessung mit Cookies und Ereignisdaten (Seitenaufrufe, Interaktionen, ungefährer Standort, Geräteinformationen). IP-Adressen werden in GA4 nicht protokolliert. Anbieter: Google Ireland Limited, ggf. Übermittlung an Google LLC (USA). Speicherdauer der Ereignisdaten: 14 Monate. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG. Datenschutz bei Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de

5.3 Google Ads (Conversion-Tracking, Remarketing) und Google Marketing Platform

Erfolgsmessung von Anzeigen und Ansprache von Besuchern mit interessenbezogener Werbung im Google-Netzwerk. Rechtsgrundlage: Einwilligung. Widerruf und Anzeigeneinstellungen: https://adssettings.google.com

5.4 Meta Pixel

Erfolgsmessung und Custom Audiences auf Facebook/Instagram. Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Meta kann Daten auch in den USA verarbeiten und mit Ihrem Konto verknüpfen. Nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Informationen: https://www.facebook.com/privacy/policy

5.5 Microsoft Advertising (ehem. Bing Ads)

Conversion-Messung und Anzeigenausspielung. Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, Dublin 18, Irland. Nur mit Einwilligung. Informationen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

5.6 YouTube

Videos binden wir im erweiterten Datenschutzmodus ein. Erst bei Wiedergabe (bzw. nach Einwilligung) werden Daten an YouTube/Google übertragen. Informationen: https://policies.google.com/privacy?hl=de

5.7 Google reCAPTCHA

Spam- und Missbrauchsschutz für Formulare. Dabei werden u. a. IP-Adresse und Nutzungsverhalten an Google übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

5.8 Cloudflare

Content Delivery und Bot-Schutz. Anbieter: Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA (DPF-zertifiziert). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

6. Social-Media-Präsenzen

Wir betreiben Profile bei LinkedIn, Xing, YouTube und X. Wenn Sie mit uns dort interagieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die Plattformbetreiber verarbeiten Nutzungsdaten zu eigenen Zwecken und teils in Drittländern; wir haben darauf nur begrenzt Einfluss. Datenschutzhinweise: LinkedIn https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy, Xing https://privacy.xing.com/de, YouTube https://policies.google.com/privacy, X https://x.com/de/privacy.

7. Internationale Besucher und Kontakte

Unser Angebot richtet sich an Unternehmen weltweit. Soweit für Sie als Betroffene aus dem Vereinigten Königreich oder der Schweiz die dortigen Datenschutzgesetze (UK GDPR, revDSG) gelten, stehen Ihnen entsprechende Rechte zu. Kontaktieren Sie uns unter Ziffer 1. Für Personen mit Wohnsitz in Kalifornien oder anderen US-Bundesstaaten: Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für kontextübergreifende Verhaltenswerbung weiter, soweit Sie nicht über unsere Cookie-Einstellungen eingewilligt haben.

8. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte:

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an info@cintellic.com oder an die Postanschrift unter Ziffer 1. Laufende Kampagnen lassen sich in Einzelfällen nicht sofort stoppen, daher kann es kurzzeitig noch zu einem Versand kommen.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, https://www.ldi.nrw.de, oder bei der Behörde an Ihrem Wohnort.

9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht. Ohne die als Pflichtangabe gekennzeichneten Daten können wir Anfragen jedoch nicht bearbeiten; ohne Einwilligung in Tracking steht Ihnen die Website unverändert zur Verfügung.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Dienste, Rechtslage oder unsere Verarbeitungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: Oktober 2026